오토캐드와 함께 일을 더 잘하기-6

지금까지 오토캐드를 사용해서 일을 잘하기 위해 여러 가지 요소들을 알아보았습니다. 이번 강좌에서는 보다 도면에 집중해서 설명하고자 합니다. 도면 작업은 보통 설계 회사에서 합니다. 물론 사업 초기 단계에서 설계 수행 전에 컨셉 (Concept)을 위한 설계도 있을 수 있고, 설계 단계 이후 시공 단계에서 샵 드로잉 (Shop Drawing, 시공 도면)이나 As-built Drawing (준공 도면) 등에서 도면 작업이 발생할 수도 있습니다. 그러나 오토캐드를 사용하는 사용자들은 현실적으로 설계 회사에 소속된 경우가 많고 그 필요성이나 수요도 확실히 많습니다. 게다가 설계 회사에서 작업하는 오토캐드의 사용자의 수준이 훨씬 높고 상세합니다.

 이유는 간단합니다. 컨셉 단계와 시공 단계에서는 목적이 분명하고 높은 수준의 도면 작업이 아니기 때문입니다. 그러니 상세한 정도도 그리 높지 않을뿐더러 누군가의 요구로 인한 변경의 빈도가 많지 않다는 것이 가장 큰 이유일 것입니다.

도면 작업 계획

그러나 설계 회사는 그렇지 않습니다. 필자가 말버릇처럼 꼭 하는 무용담(?)이지만, 하루에 21번까지 변경한 적이 있습니다. 심지어는 하루에 10번 정도 변경하다 보니 원래 초안으로 돌아가는 경우도 있었습니다. 변경이 되어 도면 한 장 정도 바꿔주는 일은 사실 큰 문제도 아닙니다. 그러나 작은 변경 하나가 몇 백장을 모조리 바꿔야 하는 일이 하루에도 몇 번씩 흔히 일어납니다. 설계를 담당하는 직원의 직책이 낮을수록 변경 횟수가 급격히 증가합니다. 과장, 차장, 부장, 이사, 상무, VE 검토의견, 발주처 요구 사항, 발주처 검토 의견 등등 모든 검토와 변경 요구를 감당해야 하기 때문입니다. 이 와중에 사람이기 때문에 실수는 필수적으로 발생하고 실수를 만회하기 위해 또 다시 고쳐야 하는 일까지 벌어지면 변경 횟수는 기하 급수적으로 증가하게 됩니다.

 왜 이렇게 변경이 많은지 사실 알고 있어도 어떻게 할 수 있는 부분도 아니고, 그저 현실을 받아들이는 수밖에 뾰족한 수가 없습니다. 그런 곳에서 그래도 조금이나마 편하게 일해보겠다고 이런 저런 방법을 총 동원하고 자는 시간 쪼개서 공부하면서 도면 작업을 혁신하는데 기여하고 있는 모든 설계인들에게 찬사를 보내고 싶습니다. 우리의 어깨는 그 누구도 다독거려 주지 않습니다. 우리끼리 서로 위안이 되었으면 좋겠습니다. 현실이 이와 같이 어둡더라도 당장 뭔가를 바꾸고 혁신할 수는 없더라도, 공부는 손에서 놓지 않는 것이 좋습니다. 이렇게 인내하고 혁신에 대한 희망을 버리지 않으면 언젠가는 바뀔 것이라고 믿고 싶습니다.

 다시 도면 작업 얘기로 돌아가보겠습니다. 도면 작업을 보다 효율적으로 수행하기 위해, 어떠한 변경 요청이 있어도 변경을 보다 수월하게 하는 방법은 딱 한가지밖에 없습니다. 처음 도면 작업을 시작할 때 계획을 잘하는 것입니다. 기업들은 도면 작업을 위해 많은 돈을 지불해야 합니다. 컴퓨터를 구입해야 하고, 오토캐드를 구매해야 하고, 직원들에게 월급을 지불해야 합니다. 도면 파일 하나에 몇 바이트 (byte)밖에 되지 않더라도 투자한 돈과 투입한 인력들을 환산해서 계산해 보면 도면 한 장당 가격은 높습니다. 여기에서 회사와 직원들 간에 괴리감이 형성되기도 합니다. 회사는 얼마를 투자하고 얼마를 남겼는지가 중요하고, 직원들은 얼마 동안 작업해서 얼마나 가정과 친구들에게 소홀했는지가 더욱 중요합니다.

 다시 현실 얘기로 돌아가자는 것은 아닙니다. 발상을 전환해보자는 취지에서 한 얘기입니다. 그렇지 않아도 바쁜데 도면 작업 전에 계획을 잘 하라니 현실적으로 불가능한 얘기를 한다고 생각할 수 있겠습니다. 물론 잘 알고 있습니다. 그 누구보다 잘 알고 있지만 그렇다고 어쩌겠습니까. 본 강좌의 제목을 다시 한 번 상기해주시기 바랍니다. 오토캐드와 함께 일을 잘하기 위한 방법만 다루고 있으니 조금 비현실적이어도 일을 잘하기 위해 무엇을 해야 할지 잘 모르는 상황이라면 참고 끝까지 읽어주길 바랍니다.

이렇게 생각해보자. 회사가 돈을 투자할 때 컴퓨터나 오토캐드를 구매하고 인건비 등의 경비를 직접 집행하지 않고 모조리 나에게 준다고 가정해보겠습니다. 회사는 나에게 돈을 주고 일정 수준의 도면을 언제까지 달라고 했다고 가정해보자. 그럼 당신은 맨 먼저 무엇부터 고민하겠습니까? 보다 전략적이고 현명하게 판단하고 결정하기 위해 노력하지 않을까요? 모든 시작은 여기에서 출발해야 합니다. 이렇게 생각하고 출발하면, 아마 누구나 도면 작업을 철저하게 계획하는 것에서 출발할 것입니다.

도면 작업을 계획하는 것은 아주 오래 걸릴 것 같지만 -사실 처음에는 오래 걸릴 수도 있지만 점차 계획에 소요되는 시간이 줄어들게 됩니다- 20분 이상 걸리지 않습니다. 프로젝트가 크던 작던 간에 20분 내외면 충분합니다. 계획 없이 무턱대고 시작했다가 시행착오로 다시 재작업 하는 것보다 훨씬 효과적입니다.

그렇다면 어떻게 계획할까요? 다음의 단계를 자세히 살펴보기 바랍니다.

 

① 도면 작업의 명확한 목표 및 방향 설정

 도면 작업을 고생해서 완료하고 나서 발주처나 상사에게 제출하고 그들이 원하던 설계 방향이 아니었다는 것을 알았을 때 어떤 기분인지는 경험해보지 않으면 절대로 이해할 수 없습니다. 심지어 상사가 처음에 지시했던 내용과 완료 후 다른 얘기를 할 때도 있습니다. 그렇게 말했던 적 없다고 하거나 기억 안 난다고 하기도 합니다.

 아무리 억울해도, 내 탓으로 돌려야 합니다. 그들이 잘못을 시인할 일도 없거니와 그렇다고 상황이 달라지는 것은 아무것도 없습니다. 처음부터 도면 작업의 명확한 목표 설정이 없었기 때문이라고 생각해야 합니다. 억울해도 참고 그렇게 생각해야 합니다. 작업 전에 충분히 계획하고 작업 중간에 방향이 제대로 설정되었는지 다시 한 번 발주처나 상사에게 확인해서 흔들림 없는 목표를 설정하고 유지해야 합니다. 제대로 계획하고 시작하지 않으면, 시작과 동시에 실패한 것입니다.

목표 설정

도면 작업을 계획할 때 반드시 짚고 넘어가야 할 사항들을 아래에 정리했으니 참고해서 자신만의 리스트를 만들어 두는 것이 중요합니다.

 

- 기한 (Deadline)

어느 정도 수준의 도면을 언제까지 해야 하는지가 가장 중요합니다. 주어진 조건에서 시간이 더욱 중요하다면 도면의 수준을 낮추는 수밖에 없습니다. 아무리 품질과 일정 두 가지를 다 잡기 위해 노력해도 결국 일정에 품질은 밀릴 수밖에 없게 되어 있습니다. 물론 여기에서의 품질은 도면의 품질이지 제품의 하자나 기술적인 결함을 뜻하는 것은 아닙니다.

 

- 주요 일정 (Milestones)

 내부 검토, 제출 일정, 인쇄 시기 등의 주요 일정을 결정해야 합니다. 바쁘게 돌아가다 보면 놓치기 쉬우므로 반드시 사전에 결정하고 시작해야 합니다.

 

- 발주처 (Clients)

 이 도면을 사용하고 제출 받을 대상이 누구인지 분명하게 인지하고 있어야 합니다. 똑 같은 설계라도 건설회사로 보내는 것과 발주처에 보내는 것은 질적으로 다릅니다.

 

- 대응 (Response)

 왜 이 도면을 만들고 있는지 알아야 합니다. 그리고 이 도면을 받을 사람에게 받을 수 있는 검토 사항이나 질의 사항에 대한 전략적인 대응 전략을 포함하는 것이 좋습니다. 이 부분이 부족하면 무조건 설계 변경이 발생하게 됩니다.

 

- 자원 (Resources)

 이 도면 작업을 함께 할 사람이 누구인지를 알고, 그들의 작업 속도 및 능력치를 알고 있어야 합니다. 팀원의 특성에 따라 작업의 속도와 효율이 달라지기 때문입니다.

 그리고 중요한 정보들을 누구에게 물어보고 들을 수 있는지를 분명하게 인지하고 시작해야 합니다. 재작업을 줄이기 위한 중요한 부분입니다.

 

- 대안 (Alternatives)

 제 시간에 도면 작업을 완료하지 못하면 어떻게 되는지를 생각해야 합니다. 무조건 끝내야 하는 상황이라면 몇 가지 대안을 가지고 있어야 합니다. 추가 가용 인력은 있는지, LISP과 같은 프로그래밍 등으로 작업 시간을 단축시킬 방법은 있는지, 모두가 밤샘과 철야로 지쳐 작업 속도에 차질이 생겼을 때 대책은 있는지 등과 같은 현실적인 대안을 구상해야 합니다. 물론 이 부분은 경험이 많고 직책이 높을수록 많이 가지고 있게 됩니다. 모든 상황에 유연하게 대처할 수 있기 때문입니다.

 

② 기한, 주요 일정, 보고 계획하기

 누구나 기한을 걱정합니다. 비단 설계인들만 그런 것은 아닐 테지만, 설계인들은 누구나 기한에 맞추기 위해 매일 밤샘과 철야 근무를 합니다. 그만큼 중요하기 때문입니다. 하지만 설계인들은 잘 알고 있습니다. 기한에 맞추는 것은 항상 불가능한 일이라는 것을 말입니다. 이상하게도 “일정보다 도면 작업이 빠르게 진행되고 있습니다”는 생각을 단 한 번도 한 적이 없습니다. 그렇기 때문에라도 일정 관리는 더욱 중요합니다. 보다 세밀하고 구체적으로 일정 관리를 해야 합니다.

 제시간에 제출하기 위해 필요한 프로세스 내에서 주요 일정들을 정리해두는 것이 중요합니다. 최종 납품 때까지 오롯이 도면 작업만 하면 상관없겠지만 그 사이에 검토용으로 만들어 내야 한다면 거의 최종 납품 수준의 도면을 만들어야 하므로 제대로 계획하지 않으면 안 됩니다.

일정 관리

일정 관리는 가능한 한 자세하게 세분화해야 합니다. 아주 작은 일정이라도 포함하는 것이 좋습니다. 소요 시간 예측은 매우 정확할 필요는 없습니다. 직관대로 예측하여 계획한 후 점점 구체적으로 변경해가면서 만들어 가도 좋습니다.

 필자가 실제로 소규모 프로젝트의 도면 작업을 계획할 때 사용했던 방법을 예를 들어 아래에 나열했으니 참고하여 자신만의 리스트를 만들기 바랍니다.

 

- 계획 : 20분

- 발주처 특성 분석 : 1시간 (내부, 외부 문의)

- 기술적 분석 : 1일

- 모형공간 작업 : 3일

- 1차 검토 : 3시간

- 수정 및 보완 : 3시간

- 종이공간 작업 : 3일

- 2차 검토 : 2시간

- 수정 및 보완 : 1시간

- 인쇄 및 제출 준비 : 2시간

- 보고 및 제출 : 2시간

 

 일정 관리를 Gantt Chart나 Bar Chart 등으로 보기 좋고 체계적으로 하는 것도 중요하지만 자신만 참고할 용도라면 굳이 시간을 써 가며 그렇게 만들 필요는 없고 필자와 같이 작업해도 됩니다.

 이와 같이 계획해 놓고 기한에 맞출 수 있는지를 확인해 보면 됩니다. 만약 혼자만의 경험으로 산출한 것이라면 상사에게 구체적으로 확인하는 것이 더욱 중요합니다. 만약 상사의 생각이 조금 다를 경우 상사가 생각한 방향대로 흘러갈 확률이 더 높기 때문입니다. 그리고 생각하지 못했던 주요 일정을 듣게 되는 경우가 많기 때문입니다.

 그리고 팀 내에서 할 수 없어서 외부에 도움을 요청할 일이 있는지 계획 단계에서 반드시 확인해야 합니다. 도움을 줄 사람의 일정도 자신의 일정과 맞는지 확인해야 하고 어느 시점에 그 도움을 요청하고 회신을 받을 수 있는지 알아야 하기 때문이고, 동시에 그들도 자신들이 요청을 언제 받고 언제까지 해줘야 하는지 사전에 알아야 하기 때문입니다. 이런 부분이 부족하면 그들이 나를 위해 항상 대기하거나 다른 일정을 조정해주는 불편함을 감수해야 합니다. 가족도 아니고 사회에서는 거의 불가능하다고 보고 철저히 사전에 계획해야 합니다.

 각각의 업무, 절차, 단순 작업 등이 얼마나 소요되는지 시간을 항상 측정하는 습관을 들여야 합니다. 그리고 기록해야 합니다. 그래야 다음에 계획할 때 보다 정확하게 예측할 수 있기 때문입니다. 그러다 보면 계획하는데 소요되는 시간은 점차 줄어들게 될 것입니다.

 아무리 노력해도 기한에 맞출 수 없다는 판단이 들면, 곧바로 팀장이나 상사에게 보고해서 도움을 요청해야 합니다. 혼자서 끙끙 앓다가 기한에 못 맞추고 이런 저런 핑계를 대면 대형 참사가 발생하기 때문입니다. 이때는 아무도 도와주지 않습니다. “네가 일을 못해서 그런 것이다”는 말만 듣게 됩니다. 그렇기 때문에 이러한 보고는 빠르면 빠를수록 좋습니다. 대처할 시간과 대안을 마련할 시간이 그만큼 많기 때문입니다.

 

③ 도면 스케치

 이제 모든 준비가 완료되었다고 방심하면 안 됩니다. 가장 중요한 단계가 빠졌습니다. 이 단계를 생략하면 지금까지의 준비가 헛수고가 될 수도 있습니다.

 바로 작업할 도면을 빈 종이에 스케치해보는 것입니다. 스케치의 수준은 무관합니다. 다만, 모든 사람들이 어떤 방향으로 도면 작업이 진행될지 알아보고 이해할 수만 있으면 됩니다. 때로는 만들어야 할 도면을 썸네일 (Thumbnail) 모양으로 조그맣게 그려도 상관없습니다. 이 방법이 도면 작업을 효율적으로 수행하도록 해주는 가장 중요한 절차입니다.

 이 스케치를 책상 한 켠에 붙여두고 진행하면 누가 언제 물어보고 확인해도 곧바로 대응할 수 있고 구체적인 내용을 얘기해줄 수 있습니다.

도면 작업 시작

도면 작업의 계획은 여기에서 마무리됩니다. 계획을 잘 하느냐 못 하느냐 보다 계획을 하느냐 안 하느냐가 더욱 차이가 크다. 재작업의 횟수도 그만큼 달라집니다.